De persoonlijke gegevens die via het inschrijvingsformulier worden ingezameld, evenals uw studieresultaten van alle academiejaren, gebeurlijke specialisatie, keuzevakken en het jaar waarop u de Universiteit Gent na afstuderen of vroegtijdig na stopzetting van uw studies hebt verlaten, worden opgeslagen in een gegevensbank van de Universiteit Gent, meer bepaald van de Directie Onderwijsaangelegenheden (DOWA), Afdeling Studentenadministratie en studieprogramma's (DOWA/3). Deze gegevens worden gebruikt voor het beheer van de studentenloopbaan en kunnen volledig of gedeeltelijk aan derden worden doorgegeven voor dienstverlening aan studenten of voor de opvolging van de studieloopbaan aan de secundaire school waar het diploma van secundair onderwijs werd behaald.

De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (B.S. 18.03.1993) verleent elke student het recht van toegang en verbetering van de ingezamelde persoonsgegevens. De student die deze rechten wenst uit te oefenen richt een gedagtekend en ondertekend verzoek aan de Rector van de Universiteit Gent, houder van de gegevensbank van de Afdeling Studentenadministratie en studieprogramma's, Sint-Pietersnieuwstraat 25 te Gent. Een modeldocument wordt op verzoek ter beschikking gesteld door de Afdeling Studentenadministratie en studieprogramma's. De verzoeker zal binnen de vijfenveertig dagen opgeroepen worden om kennis te nemen van de hem betreffende gegevens mits het bewijs te leveren van zijn identiteit.

Eenieder is gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben kosteloos te doen verbeteren. Eenieder is tevens gerechtigd om kosteloos de verwijdering van of het verbod op de aanwending van alle hem betreffende persoonsgegevens te bekomen die, gelet op het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard.

De student, die van oordeel is dat de uitoefening van deze rechten verhinderd wordt, kan zich wenden tot de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, zitting houdende zoals in kort geding aangaande alle vorderingen betreffende het door of krachtens de wet verleende recht om kennis te krijgen van persoonsgegevens, alsook aangaande alle vorderingen tot verbetering, tot verwijdering of tot het verbieden van de aanwending van onjuiste persoonsgegevens of die, gelet op het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden is of die langer bewaard werden dan de toegestane duur.

Deze persoonsgegevens kunnen geconsulteerd worden door de UGent en, behoudens schriftelijk bezwaar van uw kant medegedeeld aan de Rector van de Universiteit Gent, volledig of gedeeltelijk aan externe dienstverleners worden doorgegeven voor dienstverlening aan (oud)studenten, zonder dat deze externe dienstverleners zelf ooit toegang hebben tot deze gegevensbank.